Folytatódik az ERP-Percek podcastünk blogosított változata, ahogy azt az előző héten tapasztalhattátok, most is egy rendkívüli vendéggel készítettünk adásunknak, név szerint Palánkai Gáborral, aki cégépítéssel, üzleti mentorsággal, tanácsadással, válságmenedzsmenttel foglalkozik.
Miért jó egy vállalatirányitási rendszer egy cégnek?
Az elmúlt években a munkaerő-piac megváltozott, felértékelődtek az informatikai eszközök, szolgáltatások jelentősége. Ez abban is látszódik, hogy a korábbi 3-5 évről, 1-2 évre tehető az az időpont, amikortól nyereséges, megtérül egy nagyobb informatikai fejlesztés. Ezért célszerű bevezetni egy vállalatirányitási rendszert, ami ebbe a kategóriába sorolható.
Ha jól van felépítve egy cég KKV szinten, megvannak a folyamatok, megvannak a célok, össze van rakva és erre megy rá az ügyvitel, akkor egy ember bérét, bruttóval, adóval együtt megspórolhatunk havi szinten.
Nem mellesleg olyan költségekkel, amikkel nem is számol nagyon sok hazai cégvezető. Ilyen a munkavállaló „elhelyezkedése”, az a 2-3 nm, amit kihasznál, a munkaeszközei, a rezsi „rá eső része”, stb. Ezeket is bele kell számolni a bruttó bérébe, hogy a teljes költséget megkapjuk. Ez a probléma akkor a szembetűnőbb, ha a +1 ember már nem fér el kényelmesen az irodában, akkor új helységet kell keresni, ami nagyobb költséggel jár (plusz a költözéssel járó anyagi és időbeli kiesés).
Magyarországon a cégek mekkora hányada rendelkezik konkrét folyamatokkal?
Palánkai Gábor tapasztalata szerint a KKV szektor 95%-nak nincsenek megfelelő folyamatai. Ugyan valami folyamatokkal rendelkeznek, de nagyon sokszor nincsenek ezek megfelelően kidolgozva.
Megfelelő felkészültség nélkül nem lehet beleugrani.
Nagyon sokszor tapasztalhattuk, hogy a cégvezetők meghallják egy podcastben, hogy léteznek ügyviteli rendszerek, erre felkapják a fejüket, azonnal be akarják vezetni, mert ezzel spórolhatnak, mert másnál látták mennyire jól működik, azonban nincsenek előre felkészülve, nincs egy tervezet, egy stratégia, hogyan is szeretnének nekilátni. Ezeknek a bevezetéseknek jelentős részük kudarc lesz.
Első körben a cégnek kell alkalmassá válnia ahhoz, hogy egyáltalán be lehessen vezetni. Lehet, hogy az ISO tanúsítványnál derülne ki, hogy nem folyamatai, hanem csak folyamatirányai vannak, amit először tervvé kell formálni, és utána elkezdeni beszélgetni egy rendszer bevezetéséről.
Nem csak a folyamatok, hanem a cégben lévő rendszerek is idetartoznak. Az ideális felépítés az, ha a háromnegyede a cégben a rendszerek hatása, negyede pedig az embereké. Ez azért is lényeges, mert ha dominánsan az emberek hatnak egy cég eredményére, működésére, akkor ki van nekik szolgáltatva. Ha a rendszereknek a hatása, akkor az embereket könnyebb pótolni.
Ha megvannak a rendszerek, a kiépített folyamatok, utána lehet csapatot építeni, közösséget formálni, folyamatok nélkül nem lehetséges.
Alapvetően ez lett volna az ISO-nak is a feladata, de sokan csak egy plecsniit, egy aláírást akartak, mert ez kötelező őket jogilag. A másik problémaforrás pedig az, hogy olyanok írták, akik vagy nem értenek a cégvezetéshez vagy olyan szakemberek, akik a saját nyelvezetük alapján fogalmazták, ami pedig a köznép számára ismeretlen, nem értelmezhető.
Egy cég hogyan tűz ki magának egy jó stratégiát?
Sajnos, ahogy azt a folyamatoknál említettük, stratégia kialakításában is hiányosságok tapasztalhatóak a magyar cégeknél. Kevés az a vállalat, akik rendelkeznek stratégiával, haladási irányvonallal. Nem véletlen, hogy a szakértők szerint a legnagyobb problémája a KKV szektornak az a gyenge hatékonyság (hasonlóan a mezőgazdasági iparhoz), ezért nem versenyképes az európai piacon. Ennek az oka pedig az előbb említett, nincsenek megfelelő rendszerek, stratégiák, folyamatok.
A stratégia a jövőképből jön, fel kell állítani egy olyan víziót, ami alapján meghatározzuk, honnan-hová szeretne eljutni a cég. Képletesen a jövőkép egy olyan busz, amin összegyűjtünk csomó embert és az elejére kiírjuk, hogy hova is megy ez a jármű.
A jövőkép nem a cégről kell, hogy szóljon! A jövőkép az az ideális kép, ami felé törekszel. Pl. egy IT cégnél lehet olyan jövőkép, hogy tíz év múlva az informatikai rendszerek szinergiában élnek a cég működésével.
Leegyszerűsítve a jövőkép arra válaszol, hogy hova akarok eljutni, a küldetés pedig arra, hogy miért. Arról szól a küldetés, hogy én mit teszek cégvezetőként azért, hogy megvalósuljon a jövőkép.
Pl. a Podcast vendégének, Palánkai Gábor cégének, az Ügyvezető Akadémiának a jövőképe az, hogy 2025-re Magyarország egy nagyon jól működő gazdasággal rendelkező ország legyen, amelyiknek motorjai a magyar KKV-k, az az országról szól. Míg a küldetése pedig, hogy át tudja adni több, mint 20 éves tapasztalatát, az pedig róla és a cégéről.
Mennyire kell befolyásolja egy cég életét a folyamatok, mekkora kontroll alatt kell tartani?
Minden cég életében vannak különböző fejlődési szakaszok, erről van egy módszertan, ezt céges életszakasznak nevezik. Két dolgot vizsgálnak meg benne, az egyik a rugalmasság, a másik a szabálykövetés. Minél fiatalabb egy cég, annál rugalmasabb, s annál kisebb a szabálykövetése. Egyik véglet sem jó, sem az, ha rugalmasabb, élj a mának módon működnek a vállalkozások, s az sem, ha minden le van szabályozva, perce pontosan, a kettő közt kell megtalálni az egyensúlyt.
Kellenek folyamatok, de a folyamatok inkább egy keretet adjanak, tudja mindenki a dolgát, hogy mi az ő feladata, de legyen egyfajta működési keret, amin belül tud mozogni, tud döntést hozni, felelősséget vállalni.
Ez részlegenként változhat, egy kreatív munkakör sokkal több rugalmasságot követel meg, a műfaji sajátosságok miatt, mint egy bürokratikus, jelentéskötelezettségekkel teli asszisztensnél.
Az értékesítésre is szükséges folyamatot kiépíteni, mert ha nincs, akkor az értékesítő kollégától függ az árbevételünk. Ha folyamatot csinálunk, akkor egy kevésbé rutinos ember is tud stabil, megbízható eredményeket elérni.
Sokkal nagyobb esély lehet a jó szereplésre, jó eredményre, ha le vannak írva az értékesítési folyamatok, mérföldkövek, természetesen beleviheti saját gondolatait, energiáit, de egy stabil alapot adhat. Viszont ha nincsen leírva és a kiemelt értékesítőkre van bízva, akkor egy rossz nap esetén alacsonyabb lehet a hatékonysága, ezzel a cég is hátrányba kerül.
Marketing és a vállalatirányitás kapcsolata
Nagyon sokszor, ha a marketing szóba kerül, csak arra gondolnak, hogy facebook vagy google kampány, egy hirdetés és pont. A marketinghez stratégia kell, folyamatok, tervezés, fel kell építeni egy struktúrát.
Stratégia nélkül minden marketinges azt a szolgáltatást fogja reklámozni, amiben ő a legerősebb, viszont nem biztos, hogy a cég számára az a legmegfelelőbb, ezzel pedig rengeteg pénzt költhetnek el feleslegesen.
Ha pedig jön egy külső szakember, ha nem kontrolláljuk, nincsenek meg a folyamatok, akár egy-egy rossz döntéssel negatív irányba sodorhatják a céget.
Ahogy a vállalatirányitásnál tapasztaltuk:
„Mindenki tud róla, tud a létjogosultságáról, de senki nem tudja, hogyan kell felépíteni”
Ahány cégvezető, mindenki mást gondol a vállalatirányitási rendszerekről, de nagy százalékban téves vagy hiányos a tudásuk, hiszen nekik nem ez a feladatuk, nem ennek a területnek a szakértői, nincs mögötte tapasztalat, hogy melyik is lenne a cégük számára a legmegfelelőbb. Így a végső döntést sok esetben az alapján határozzák meg, hogy az az értékesítő, akivel beszéltek, ő szimpatikus volt-e számukra. Pedig rengeteg specifikáció van a rendszereknél, nemzetközi vállalatok számára például a SAP, van, ahol elég egy ún. dobozos csomag, tehát különböző modulokból összeállított vállalatirányitási rendszer, illetve vannak olyan cégek, akiknek személyre szabott rendszerre van szükségük. Arra is nagy a példa, hogy egy-egy számlázó programra gondolják, hogy ügyviteli rendszer, pedig nem az.
Ha nem rendszerek alapján vannak működtetve, akkor könnyen előfordulhat, hogy a nem leírt, rossz folyamatokra építik rá a rendszert, ami ezzel nem segítene a káoszban, hanem akár még rontana is.
Az Ügyvezető Akadémiáról
Palánkai Gábor képzésén, az Ügyvezető Akadémián gyakorlati képzés keretein belül tanulhatják meg a cégvezetők a hét lépcsős cégépítési módszertan elemeit, felmerülő problémákra keresnek megoldásokat. Kiscsoportos keretek közt zajlik, hiszen fontos a szoros bizalmi kapcsolat, ha a résztvevők kiteszik az asztalra a problémáikat. A bizalom azért is fontos, mert nem csak a vezető útmutatásaival, hanem egymástól is sokat tanulhatnak. Illetve a piacon egyedülálló módon utánkövető konzultációra is van lehetőség két képzési alkalom között. Ha bármilyen cégépítési probléma felmerül, van konzultációs opció.
Nagyon fontos az, hogy azt érezzék, hogy nem csak jön valaki, és elméleti könyvekből tanult, vagy tréningeken hallott ismereteket mondja, hanem egy olyan valaki, aki ezeket le is próbálta ezeket a gyakorlatban.
