ERP-percek: Minden, amit a SAP rendszer bevezetéséről tudni érdemes

A mai podcastet egy különleges vendéggel, a Company Operation Management Kft ügyvezetőjével, Király Mártonnal készítettük.

A cég tevékenységét három részre lehet bontani, így felépítve a teljes folyamatot.

Az első lépés az IT stratégiával foglalkoznak, megnézik, hogy néz ki folyamatilag a cég, felmérik, hogy lehet automatizált megoldásokkal segíteni őket, a felmérés után pedig rendszert, rendszereket visznek. Itt jönnek szóba a vállalatirányítási rendszerek, megnézik, hogy lehet ezen javítani, harmadik, végső lépésként jön a controlling és az üzleti intelligencia elemzések.

A mai témánk során a vállalatirányítási rendszerek működése, jelentősége.

Kinek jó az SAP, mikor éri meg bevezetni?

A SAP-ot be lehet vezetni kisebb KKV-nak és hatalmas superbrandnek, mamutvállalatnak is. Természetesen eltérő, mire van szüksége egy kis vállalkozásnak és mondjuk egy MOL szintű hatalmas cégnek. Az SAP-nak rengeteg terméke van, piacvezetők a szegmensben, a Mártonék által használt business one is ilyen SAP termék, ami egy ERP szoftver kisvállalkozások számára. 2004 óta van a piacon, 2000-ben vásárolt fel egy izraeli céget az SAP, négy éven át fejlesztette a szoftvert, és utána publikálták hazai és világszinten is az újított változatot.

Milyen folyamatokat kell összerakni, hogy egy összefüggésben bevezessünk egy ilyen SAP-ot a KKV szektorban?

Egy SAP business one, egy alap magyarországi KKV-t teljesen jól lefed, és amit nem fed le, nagyon hozzá fejleszthető, hozzá illeszthetőek a plusz funkciók. Ha beszélünk egy kereskedő cégről, tehát ez kiskereskedő vagy nagykereskedő cégről, egy gyártó cégről, vagy valakiről, aki szervizel, akkor minden funkció megtalálható a rendszerben ahhoz, hogy ezeket a folyamatokat végigmenedzseljük.

Milyen modulok vannak az SAP-ban?

• Első lépésként szükség van egy törzsre – készletet le kell tudjon kezelni
• Partnertörzset le tudjon kezelni
• Harmadik lépésként darabértékeket, gyártást tudjon menedzselni

A kiinduló, hogy legyen benne pénzügy modul, minden modul szépen bélyegzi a folyamatokat.

Egy CRM modulban az egész folyamatot kezelni tudjuk:

• Kiadhatjuk az értékesítőknek a feladatot, kit hívjanak fel
• Ajánlatot teszünk
• Vevői rendelést rögzítünk
• szállítólevelet kezelünk
• számlákat kezelünk, módosítunk

Ugyanezt a folyamatot végigvihetjük beszerzési oldalról is:

• Ajánlatot kérünk a beszállítóktól
• Összehasonlítjuk, hogy ki milyen ajánlatot adott, és melyik a legszimpatikusabb.
• Bejön az áru, végigkezeljük, ezekről számlákat fogadunk, a lekönyvelés után pedig a bankmodulban beolvassuk a napi bankkivonatot, a rendszertől javaslatot kérünk, hogy mit fizetett ki, mit mivel lehet összefűzni, ezt elfogadhatjuk, illetve meg is adhatjuk a rendszernek, ha valami nem volt világos és nem tudta lekezelni.

Gyártási folyamatok:

• Darab jegyzékkel létre tudjuk hozni a mintáinkat
• Meg lehet adni, hogy mit gyártok, hogy gyártok
• a rendszerbe le lehet kezelni az egyedi gyártásokat, illetve a sorozatgyártást is
• Tudunk anyagszükség tervezést kérni, mit mikorra kell beszerezni hozzá

SAP-nak van webáruháza?

Ha nincs, hogyan lehet összekötni egy webáruházzal, milyen feladatokat lehet átadni, hogy kezelje a rendszer?

Alapvetően gyárilag nincsen, ilyenkor megtervezzük közösen az ügyféllel, hogyan nézzen ki a webáruház felülete, átbeszéljük a funkcionalitásokat, megnézzük, hogy mi van a rendszerben, mit kell változtatni, illetve, hogy milyen plusz információkra van szükségük egy cikktörzsben.

Létrehozzuk ezekhez a megfelelő felületeket, hol lehet tárolni ahhoz, hogy mindent egy helyen tudjunk kezelni, szeretjük azt, hogyha nem kell nekem külön a webáruházba bemenni, külön az SAP-ba bemenni, és itt is karbantartani, ott is karbantartani, ugye ezeket végigbeszéljük, és akkor ennek megfelelően kialakítjuk, ha kell, akkor kibővítjük.

Megfelelően összekötve, jól megtervezett, összerakott rendszerrel munkaerőt lehet megspórolni.

Például, ha minden egység külön platformon van kezelve, mindenhova fel kell tölteni az adatokat, amik idő, ezáltal pénzigényes dolgok.

Ha több webáruházzal rendelkezünk, akkor én mondom meg rendszerből, hogy melyik webáruházban mit szeretnék felrakni, hogy azt lássam, és úgy lássam őket. Azon kívül, hogy nem csak felrakok, és nem csak a webáruház irányába adok adatokat, de vissza is veszem ezeket. Mert annak a rendelése be kell kötnie a rendszerbe. Ha az úgy jött be, ha jól mentek fel az adatok, az nekem automatán be fog jönni, és végigment a saját folyamatán.

Összefoglalva a központosítás fontos eszköze lehet több bolt, webshop, telephely esetén, ha egy SAP rendszeren belül kezelem ezeket, akár országos vagy világszinten az összes áruházat. Így a cégvezető, a tulajdonos pontosan nyomon követheti akár a budaörsi kisboltjának forgalmát, ha éppen a tengerparton pihen nyaralás közben.

Mi az üzleti intelligencia?

Az angol fordítása a Business Intelligence kifejezésnek magyar nyelven, ebből lett az üzleti intelligenciánk. Összefoglalóan azokat a dashboardokat, azokat a controlling mérőpontokat, amiket szolgáltatunk a cégvezetésnek, felsővezetésnek, hogy lássák, hogyan teljesít a cég. Grafikonok, számok, amik alapján döntünk,, hogy merre tartunk tovább, megnézzük, hogy mit javasol a rendszer, milyen készletszinteket akarok adott esetben tartani, mi az, amit ki akarok dobni a portfólióból, mert nem megy, ezeket az elemzéseket hívjuk ennek.

Összefoglalva elemezhető, forgatható riportokat hozhatunk létre, amelyek segítségével láthatjuk, hogy állnak a termékek és, hogyan fejleszthetjük őket.

SAP és SAP között milyen adatkapcsolatok létezhetnek?

Az SAP nagyon odafigyel arra, hogy a rendszerek egymással kommunikálni tudjanak. Megvannak azok a köztes rétegek, amik pont ezt a célt szolgálják, hogy az SAP-k kommunikálni tudjanak egymással. A Business One-nak az volt a célja, hogy ha valahol van egy külföldi, például németországi anyavállalat, akkor lehessen egy hazait létrehozni, ne kelljen elhozni a német SAP-ot, tegyünk rá egy egyszerű, gyors, olcsó business one-t, és láthatjuk a hazait és a nemzetközit is mindkettőben.

Mire kell figyelni, ha az SAP-nk több programmal van összekötve, mi tűnhet el egy frissítés során?

Adott esetben odafigyel a SAP arra, hogy egy-egy frissítésnél ne legyen probléma, ha hozzá is kell nyúlni, folyamatosan leteszteljük, hogy ezek működőképesek-e, illetve fejlődik a SAP, a legutolsó business one frissítésnél behozta a service layert.

Például van egy olyan projektünk is, ahol a partner a mi ügyviteli rendszerünket használja, amit lead értékesítésben nagyon speciális ajánlatokat kellett összerakni, amivel jobban testre tudtuk szabni a bérrendszerünket, viszont a megrendelés nyomott, ha valaki megnyomja, átmegy az SAP-ba, és onnantól kezdve pedig már ott kezelik az egész készletmozgásokat, szállításokat, minden, ami hozzátartozik. Hogy ilyen esetekben, ha megnézzük, az SAP-ot dinamikusan lehet összekötni másik rendszerekkel, ami egy ilyen összekötés esetén évekig jó lehet.

A rendszer működhet felhő alapon, illetve manuális telepítéssel is, sőt, akár mindkét módszerrel egyszerre. Cég, vállalkozás maga dönti el, hogy nekik hogy a kényelmesebb a mindennapi munka során.

Felhő alapú rendszer esetén nem függ operációs rendszertől, telepített kliens esetén windows optimális, szerveroldalról szintén windows vagy linux, amire figyelni kell, hogy lehetőleg frissnek mondható operációs rendszert használjanak. Az újabb verziók nem is biztos, hogy kompatibilisek (ha el is mennek, nincsenek tesztelve, nincsen SAP alapján validálva), illetve sokat kockáztathat azzal, ha olyan régi rendszert használ, amely nem kap már támogatást.

A helyben telepített SAP-ba be tudom állítani, hogy menjen fel a felhő, de gyakran róla egy mentés?

Alapvetően igen, illetve felelős vezetőként érdemes is fizikai, illetve felhős rendszerrel is tárolni az adatokat.

A cél és a misszió, hogy egy cég a teljes folyamatot SAP-n keresztül kezelje, kezdve onnan, hogy az adminisztrátor felviszi a feladatot, a gyártósoron a munkatárs lecsippantja a kártyáját, megnyomja az indítás gombot, hogy elkezdte a projektet, egészen a számlázásig egy rendszerből meg tudják oldani.

Természetesen ez függ a cég működésétől és attól, hogy hol tartanak jelenleg a saját életútjukon. Egy kialakult menetrendnél, ütemtervnél egy SAP-n belül mindent tudnak kezelni, de ehhez pontosan ismerni kell a működésüket, meg kell lenni a rutinoknak.

Vannak területek, vannak kollégák, akiknek természetesen nem az a feladatuk, hogy SAP-ban rögzítsék a folyamatokat, viszont vannak erre alkalmas terminálok, amelyek beazonosítják, hogy Kovács Géza gyártósori alkalmazott lehúzta a kártyáját, elkezdte a munkaidőt, illetve adunk olyan felületet, ahol akár egy-két gomb segítségével minden fontos információt realizálhatunk.

A service típusú SAP egyik fontos képessége, hogy offline is működik, így online helyzetben csak szinkronizálnia kell egyet és minden adat frissen elérhető.

Nemzetközi SAP is össze van kötve a magyar NAV-val, így ha számlázok, egyből bemegy hozzájuk.

Mekkora cégnél érdemes fontolóra venni egy SAP rendszer beépítését?

Nem feltétlen nagysághoz kell mérni, inkább ahhoz, hogy honnan-hova szeretne eljutni. Volt olyan cég, aki akkoriban 250 millió forintos bevétellel rendelkezett és kifizetett tízmilliót egy rendszerért, de ha marketingszempontból kellene megnézni, hogy kiket érdemel felkeresni, akkor az 500-1 milliárd forint közti árbevétellel rendelkező cégek azok, akiknél már érdemes bevezetni, de ez tevékenységfüggő.

Hogyan kezdjek bele a SAP beépítésébe?

Össze kell ülni, átbeszélni a folyamatokat, vegyük át a folyamatokat, hogy miket akarnak lekezelni, hova akarnak eljutni, ha ez megvan, utána tudunk tovább tervezni, hogy hány felhasználó, mennyire akarunk egyedi dolgokba belemenni, lefedi-e a céget száz százalékosan a rendszer, lehet-e egyedi modulokat belefejleszteni.

Mennyire testre szabható az SAP?

Vannak benne kötöttségek értelemszerűen, ezért szokás azt mondani, hogy azért mérlegelünk, amikor egy céggel megyünk folyamatot, hogy alkalmas, nem alkalmas, mert ne kelljen szétszedni egy rendszert hozzá. Van, amit akár megcsinált gyárilag, magától úgymond dobozosan. Van, amit megcsinál magától, van, amit testreszabni lehet, illetve van, amihez a fejlesztők kellenek.

Mennyi idő nulláról bevezetni egy rendszert?

Nagyon sietve körülbelül fél év, mert először meg kell nézni a folyamatokat, és ha ezt felmértük, utána tudjuk testre szabni, megtervezni a rendszert az ügyfél folyamatainak és igényeinek megfelelően. Király Márton kiemelte, hogy volt hosszabb, egy-két éves projektjük is. A cél a fokozatosság, legyen egy alaprendszer, aztán a folyamatok fokozatos feltárása után összeáll az egyedi rendszer.

Példa egy ilyen folyamat kiépítésére:

• Van egy rendszerem, amihez kitaláltam egy raktári megnyitási struktúrát is
• Ha ez megvan, jöhet hozzá egy raktár indítási megoldás még a következő félévben
• Ha pedig ez mind kész, akkor kell hozzá egy webáruház interface, hogy ez az egész alkalmazható legyen, működjön.
• Így szépen, fokozatosan épül fel a teljes rendszer, lépésről-lépésre, az alapoktól a tetejéig

Ez három hónaptól akár 19 hónapig is tarthat, projekttől, folyamatoktól függően.

Az SAP fontos tulajdonsága még, hogy a felhasználóhoz igazítható a nyelv, így mindenki a saját anyanyelvén keresztül használhatja a rendszert, akkor is, ha egy anyacégben dolgoznak.