HR-rel kapcsolatos nyilvántartások

A mai témánk a HR, amit nem véletlen választottunk, mert méltatlanul alulértékelt témakör. Tízből kilenc cégvezető, ha ügyviteli rendszert akar bevezetni, a HR modult kihagyná, pedig számos olyan terület van, amely a HR-hez szorosan kapcsolódik, ezeket gyűjtöttük össze.

• Jogosítás beállítása, nem minden munkatársra ugyanazok vonatkoznak, van, ami az ügyvezetőre, projektvezetőre tartozik, de az alkalmazottakra nem, így beállítható, hogy kinek mihez legyen jogosultsága.
• Munkaidő nyilvántartás – nyilvántarthatjuk ki, mivel, mennyit foglalkozott, milyen projekt kapcsán tevékenykedik
• Pontos cash flow tábla, benne a munkaerő díjával, kasszával, stb

A HR-ben két fajta embert különböztetünk meg, Az egyik az aktív felhasználó, akinek van jogosultsága, dolgozik az ügyvitelben, a másik pedig az, aki szerkeszti, de adatszempontjából nélkülözhetetlen.

Például, ha van egy takarítóvállalat, 120 takarítóval és 30 irodistával. A 30 irodistának van jogosultsága, dolgoznak a rendszeren belül, míg a 120 takarító nem. Viszont ahhoz, hogy összeállítsuk a beosztási tervet, rögzíteni kell, hogy Marika néni délelőttönként takarít, Béla pedig az éjszakai munkatárs, ezért adatként, információként szükségük van rájuk, még ha a rendszerbe nem is kell belépniük.

Munkaidővel kapcsolatos nyilvántartások:

Három irányzata van a munkaidő nyilvántartásnak:

1. Belép a rendszerbe, rögzíti, hogy mikor kezdett el dolgozni (aktuális idő alapján vagy beosztásnak megfelelően)
2. Nyilvántartás, hogy melyik jegyen, melyik projekten, melyik feladaton hány órát dolgozott, mennyi időt töltött el vele.
3. Ha a kolléga ez alapján kapja a fizetését, beszámlázó óra méri, hogy hány órát dolgozott és mennyi számlát fogadtunk be belőle (óradíjas rendszer alapján)

A munkaidő mérésénél mérhetjük, hogy mennyi idő ment el ebédszünetre, dohányzásra, egyéb szünetekre, így a munkáltató pontos képet kaphat, hogy mennyi volt a nettó munkavégzés, illetve, hogy ezeket milyen feladatokkal töltötte. Ha mondjuk napi nyolc órában egy két órás feladattal foglalkozott az alkalmazott, az a cég számára nem túl hatékony.

Természetesen ez is személyre szabott, van, ahol szeretik mérni, hogy mennyi idő megy el dohányzásra, ebédszünetre, ilyenkor egy ún. csipogó módszerrel mérhetik, hogy mennyi idő ment el ezzel, de fontos megtalálni az arany középutat, hogy az alkalmazott se érezze diszkomfortosul magát.

Ha nincs egy jó HR, nem tudjuk mérni, hogy a kollégák min, hol, mennyit dolgoztak.

Nagyon fontos visszacsatolás a cégvezetőknek, hogy egy jegyek, feladaton, projekten hány órát dolgoztak, mennyire voltak hatékonyak az alkalmazottak, idő/pénz arányosan pozitív eredménnyel végzett-e a vállalat, ezek mind olyan mérési adatok, amelyekből a következő alkalmak során tanulni lehet. Lehet összeadva sokkal magasabb óraszám jön ki, mint amivel kalkuláltak, így a következő alkalommal már tudni fogják, hogy hasonló projektnél magasabb óraszámmal kell számolni.

Jogosultság:

Egy újabb olyan pont, ami HR nélkül elképzelhetetlen. Vannak adatok, amelyet minden kolléga láthat (céges adatok, beosztás, munkatársak, milyen ügyben mikor keresheti a további munkatársakat), de az, hogy kinek mennyi az óradíja, azt már nem nézhetik meg a rendszerben. Vannak GDPR szempontból védett, érzékeny adatok, és vannak azok az íratlan etikai adatok, amelyekre figyelni kell egy jogosultság során.

Munkaidő-nyilvántartás és a beosztás kapcsolata:

A munkaidő nyilvántartással párhuzamosan a beosztásokat is testre szabhatjuk a HR modulban.

Létre tudjuk hozni a különböző műszakokat (délelőtt, délután, egy vagy többrészes, esti, éjszakai, nappalos), beállítható akár a home office státusz, ami a covid óta kiemelt fontosságú lett a munkaerőpiacon.

A home office azonnali bevezetése sok problémát okozott a munkáltatóknak. Dolgoznak-e az alkalmazottak, tartják-e ugyanazt a 100%-os munkamorált, mint bent, időben elkészülnek-e a feladatok, ténylegesen mennyit foglalkoznak a munkával és mennyit az otthoni teendőkkel, házimunkával. Egy ügyviteli rendszer segítségével ezt is lehet mérni. Szabályozható, hogy hány napot lehet home office-on, be kell jelentkeznie, ugyanúgy el kell végeznie a feladatait, de egy kötelező válaszadási opcióval mérhetővé is válik, hogy elvégezte-e az aznapi teendőit. 

HR modul és a szabadság

Sokan a home office-t is szabadságként kezelik, ugyanabban a modulban beadhatja igényét, pedig két külön tevékenységről van szó, hiszen hiába otthonról dolgozik, home office alatt is el kell végeznie a feladatait.

Egy jó szabadságkezelés több, mint egy szimpla naptár, ami alapján el lehet küldeni a könyvelőnek, hogy xy fizetett szabadságát tölti. Ha jegyek, projektet, feladatot szeretnénk kiadni egy olyan kollégának, aki éppen szabadságát tölti, a rendszer automatikusan visszajelzi, hogy erre, meg erre az időpontra nem fogunk tudni adni, mert a munkatárs nem elérhető. Hogyha viszont nincs ez rendesen rögzítve, nincs egy jó HR modul, ami kezeli, a kolléga akkor is megkapja a feladatot, ha épp nem elérhető, így a rendszer csak annyit látna, hogy nem lett elvégezve a feladat, a partnerek jogosan reklamálnák, hogy két napos határidőt mondtak neki, de napok óta vár a válaszra és semmi.

Egy jó HR modul a szabadságkérelmek ügyintézést is megkönnyíti. Ha van egy cég, ahol négy fejlesztő dolgozik, és mind a négyen egyszerre mennek szabadságra, gyakorlatilag napokra-hetekre leállhatnak, ha beüt valami rendkívüli probléma. A HR modul ezt is jelzi, hiszen vissza kell igazolni, hogy az adott időben lesz-e munkatárs, aki kezeli ezeket a feladatokat vagy sem.

Munkaidő nyilvántartás és a bérszámfejtés kapcsolata

Két irányzatát különböztetjük meg. Kell egy nyilvántartás, egy program, amit bemutatunk a NAV ellenőreinek, ha kivizsgálják a céget, kell egy dokumentum, ami visszacsatolást ad, hogy rögzítjük a munkaidőt, hogyan, mikor dolgoznak.

Az ellenőr, ha kijön megnézi, hogy a kolléga be van-e jelentve, ha igen, akkor van-e nyilvántartás kezelve a munkaidejéről, az rendesen aktualizálva van-e. A nyilvántartás miatt kapunk egy egyedi azonosítót, így hó végén csak le kell zárni a hónapot, excelbe exportálni az adatokat, aláírni és küldhetjük is a könyvelőnek.

HR modul jogi dokumentumok részéről:

Fel tudjuk vinni ki, milyen stádiumban van, hány órát dolgozik, beosztását, le tudjuk generálni a munkáltatói szerződését, dokumentumait, (bérezéssel, óradíjjal, óraszámokkal) 20-30 ember esetén akár egy teljes munkanapot megspórolhat vele a kolléga, hogy nem kell egyesével, wordben megszerkeszteni az egyedi adatokat.

Határozott időnél beállítható, hogy a rendszer 3-6-12 hónap múlva szóljon, hogy lejár/lejárt az ideje, így el tudjuk dönteni, hogy meghosszabbítjuk a szerződést vagy pótolni kell az illetőt. (akár kölcsönzött munkaerő kapcsán is)

HR és a pénzügy kapcsolata

A HR modulon belül az egyes emberek minden cégre eső költségét nyilván tudjuk tartani, legyen szó túlóráról, cafeteriáról, bónuszokról, értékesítői jutalékokról, stb.

HR és az adók:

Lefejlesztettünk egy cashflow tábla tervet, amely megmutatja, hogy a cég mennyi adót fizet be. Így pontos képet kaphatunk arról, hogy a cégvezetőnek pontosan mennyibe is került a hónap, mennyibe kerültek a kollégák, visszacsatolás, hogy a cég nyereséges-e.

Ezen kimutatások azért is hasznosak, mert visszacsatolást adhat, hogy egyes szolgáltatás a cég számára valóban nyereséges-e. Lehetséges, hogy a vizsgálat azt mutatná ki, hogy nem hoz be annyi bevételt valami, mint amennyi óra (ami pénz is) megy el.

HR modul és a részlegek

A HR modul visszacsatolást adhat arra is, ha egy-egy részlegbe új munkaerőt kell keresni/túl sokan dolgoznak egy területen. Például, ha egy részlegvezető jelzi, hogy túl sok a munka, nem bírnak el vele, a rendszer alapján visszakereshetjük, hogy hány órát dolgoztak, mivel telt el ez a munkaidő, valóban túlterheltek-e, és ha igen, akkor megfontolandó, hogy bővíteni kell a csapatot.

De arra is visszajelzést adhat, ha valamelyik munkavállaló nem elég hatékony, megcsúsznak miatta a projektek, akkor érdemes lehet elbeszélgetni vele, megoldást keresni.