Folytatódik az ERP-percek Podcastünk blogosított leirata, a mai bejegyzésben a partner nyilvántartás rejtelmeibe vezetünk be titeket!
Az első és legfontosabb, hogy tartsuk nyilván őket. Rengeteg példa volt rá, hogy egy cetlire lett írva a partner neve, elérhetősége, de az elveszett, elkeveredett, így feledésbe veszett az információ.
Az alap, hogy van egy kapcsolattartó, egy ügyfél, akinél kiderül, hogy mennyire jelentős a cég számára, mennyi munkát köszönhetünk neki, milyen kapcsolat alakul ki, ehhez kellenek mérések, mérőszámok, hogy aztán kategorizálni tudjuk.
Ha megismerkedünk valakivel, megvolt az első kontaktálás, legelőször csak a nevét tudjuk, esetlegesen egy elérhetőséget, telefonszámmal, e-mail címmel. Ha ez a kontakt megtörtént, felvisszük az ügyviteli rendszerünkbe, ezután tudunk elkezdeni dolgozni vele, felmérni az igényeit, ajánlatot tudunk-e adni. Tehát összefoglalóan, az első lépés, hogy meglegyen a kapcsolattartó, akivel elindulhat a folyamat.
Következő lépés, amikor elindult a szerződési folyamat, akkor ismerjük meg a cége működését, formáját, van-e felettese, őt hogy hívják, újabb és újabb adatok, amiket rögzíteni szükséges.
A rögzítés mellett tudjuk kategorizálni is az ügyfelek, nem mindegy, hogy valaki régi partner, valaki beszállító, valaki vevő, stratégiai partner, stb. Vannak olyan ügyfelek, akiknek megkülönböztetett partnerei vannak, esetleg rendelkezik viszonteladókkal, akiket külön kell rögzíteni, meg kell különböztetni.
Példa a különböző partneri nyilvántartásokra:
Van egy ügyfél, akinek az a szolgáltatása, hogy egyéb más szolgáltatókkal köti össze a vevőit, és segít ebben. Ők nem számítanak beszállítónak, mert csak összekötő szerepe van, Nyilván kell tartani őket, például, hogy kereskedők vagy szolgáltató kategóriába tesszük, illetve szükséges nyilvántartani, hogy kivel kit kötöttünk össze.
Kommunikáció gyorsító szerepe is van, ha esetleg a nyitott számlát nem utalták még el, de nem tudjuk a pénzügyes elérhetőségét/nem rögzítettük, akkor sokkal hosszabb folyamat eljutni hozzá, mintha az elején felvittük volta az ügyviteli rendszerünk segítségével az elérhetőségét és egyenesen őt kerestük volna a probléma kapcsán.
Nagyon fontos, hogyha túl vagyunk ezen a részén, megvannak a cégek, azon belül megvannak a kapcsolattartók, akkor fel kell állítanunk esetlegesen egy besorolást. Melyik céggel érdemes együttműködni, melyik egy jó ügyfél, melyik régi ügyfél, nyereséges vagy veszteséges azzal az ügyféllel dolgozni, jó-e vele a tapasztalatunk vagy sem, érdemes-e folytatni az együttműködést vagy sem.
Nem csak az alapvető adatokat érdemes nyilvántartani (cég, partner neve, adószám, székhely, bankszámlaszám, cégjegyzék), hanem olyan speciális információkat is, például, hogy van-e végrehajtás alatt a cég, ha igen mióta, mi az oka. Ezek olyan információk lehetnek, ami alapján fel tudjuk mérni, hogy érdemes-e velük dolgozni, ha kiszámlázunk nekik, ki fogják-e tudni fizetni, fizetőképes-e a cég. Az új hulladékrendelet miatt újabb adatokat érdemes rögzíteni, párosítva a megfelelő kódokkal.
Ahány ügyfél, ahány ügyvitel van, minden cégnél más a fontos információ a partnerekről.
Az alap mindenkinek ugyanaz, de mindenhol van valamilyen kis nüansznyi apróság, ami hozzájön, ennek köszönhetően másképpen rögzítjük a cégeinket.
Például, ha van egy nagy áruházlánc, amelynek minden nagyobb városban van üzlete, szükséged hozzápárosítani a megfelelő területi képviselőt, hogy egyenesen őt keressük, vele egyeztessünk.
Van egy partnerünk, akinél van cím, székhely, de szerelési, illetve szerelési nyilvántartó helyszín is. Ha kiküldünk egy kollégát villamossági munka kapcsán fontos rögzíteni, hol, mit, mikor javított azért, mert ha következő alkalommal már más megy ki, akkor egy pontos dokumentációk, adatok, képek, alapján fel tudja mérni, hogy igen, a 2. emeleten kell megnézni a villanyórát.
Emellett az adatok rögzítésének, nyilvántartásának fontos funkciója a kommunikáció meggyorsítása, effektívvé alakítása. Ha beérkezik az ügyfélszolgálatra egy telefon, azonnal meg tudjuk nyitni az adatlapját, ahol láthatunk minden olyan információ, ami releváns lehet, minden jegyzetet, amit a cég kapcsán korábban rögzítettünk, láthatjuk a korábbi problémáit, ezáltal gördülékenyebb és gyorsabb tud lenni az ügyfélkommunikáció. Ami pedig tanulmányokkal bemutatott tény, a jó ügyfélkommunikáció magasabb bevételt generál.
Érdemes is időközönként felkeresni ezeket a partnereket, megérdeklődni elégedett-e a szolgáltatásunkkal, van-e, amiben tudunk segíteni, ne csak az legyen, hogy küldjük a számlát, de nem kommunikálunk vele.
Rögzíthetjük, illetve kimutatásokat végezhetünk az alvállalkozókról is. Ki mennyire megbízható, ki mennyire effektív, mennyire jók a termékeik, szolgáltatásaik, milyen áron dolgoznak, ezen statisztikák alapján mérlegelni tudunk, hogy érdemes-e velük tovább együttműködni, vagy keressünk alternatívákat.
Az alvállalkozókat például a rendszerünkben hozzá tudjuk rendelni projektekhez. Pontosan látjuk, hogy hány projekt késedelmes az adott alvállalkozó miatt, meg vissza tudjuk nézni a statisztikákból ezeket, és akkor tudunk vagy számolni azzal, hogy igen, ez az alvállalkozónk egy hetet mond, de három lesz belőle, viszont jól dolgozik, érdemes-e várni rá, vagy megmondani előre, hogy akkor csak ezt fizetjük ki.
Összefoglalóban a legfontosabb az ügyfelek nyilvántartása, minden adatot vigyünk föl, érdemes, ami számunkra testre szabni az ügyfeleket, hogy nekünk mi a legfontosabb információ róluk, és ennek megfelelően jó nyilvántartásokat kezelni.
