Folytatódik az ERP-Percek podcast sorozatunk, ezúttal is egy különleges vendéggel. A mai témánk a vállalatirányítás jogász szemmel, ehhez pedig elhívtuk Dr. Zsichla Évát, a Zsichla Ügyvédi Irodától, hogy jogász szemmel is megközelíthessük a témakört.
Mire kell odafigyelni 2023-ban egy új szerződés megkötésénél?
Mindenképp figyelni kell, hogy van egy új PTK-nk (Polgári Törvénykönyv), ami rengeteg úgy eszközzel bővült. A szerződéseinket 2-3 évente szükséges aktualizálni, de van, amikor olyan változások történtek egy cég életében, amiket érdemes már új szerződésbe beleírni. Tehát nem csak a PTK változásokra, hanem a cégkörüli újdonságokra is figyelni kell, ezek alapján kell aktualizálni, frissíteni a szerződéseket. Egy-két évente érdemes felülvizsgálni egy ügyvéd segítségével a szerződéseket, hogy aktualizálva legyenek.
Mennyire térnek el a különböző szerződéstípusok szektoronként?
Szolgáltatástípustól függ, de el kell különítsük, hogy a cégnek elsősorban fogyasztók vagy más cégek a partnerei. Hogyha egy cégnek elsősorban fogyasztópartnerei vannak, akkor megköveteli a PTK tőlünk, hogy egy rendkívül átlátható, egyszerű szerződést adjunk az ügyfélnek. Azonban, hogyha céges partnerekkel rendelkezünk, abban az esetben egy strukturáltabb szerződést kell a céges partnereknek írni, hogy ott vita esetében minden körülményre odafigyeljünk, és ebből ne legyen probléma.
Fogyasztó részére a legfontosabb, hogy egy átlátható, fogyasztó elemekkel rendelkező szöveg legyen, hogy a másik oldalnak is érthető legyen. Ezeket az 1 oldalas szerződéseket is érdemes aktualizálni, hogy megfeleljen az aktuális jogszabályoknak, mert ha bizonyos elemeket nem tartalmaz, akkor bírságot kaphat a cég a GVH-tól (Gazdasági Versenyhivatal), illetve adatvédelem tekintetében az adatvédelmi hatóságtól.
A GDPR-ról:
A GDPR az uniós adatvédelmi rendelet, csak és kizárólag a természetes személyekhez kapcsolódó adatokat védelmezi. Ez azt jelenti, hogy a céges adatok nem tartoznak bele, de minden, ami természetes személyhez fűződik, az a természetes személy adatának minősül. Pl. telefonszám, lakcím, milyen terméket vásárolt a fogyasztó, milyen szolgáltatást vett igénybe. Ezeket az adatokat a cégek kezelik, adott esetben feldolgozzák, gyűjthetik az adatokat, úgyhogy a GDPR ezeknek a természetes személyeknek az adatait védik, hogy csak meghatározott célból lehessen ezeket felhasználni.
Egy cégnél is felmerülhet, hogy nem csak a partnerek, a vásárlók vagy a fogyasztók adatait, hanem a munkatársakét is kezelni kell, ún. belső m munkaügyi szabályzattal kell rendelkezni, hogy a munkavállalóink ne minden adatot ismerjenek a cégnél, hanem az adott munkakörhöz megfelelő adatokat lássák.
Rengeteg olyan ügyviteli szoftver létezik (ilyen a FRIP ERP szoftver is), amelyek úgy vannak lefejlesztve, hogy már biztosítani tudják a GDPR elemeket. Tehát amikor egy külső természetes személy kéri az adatait, vagy kéri törölni, vagy korlátozni, helyesbíteni ezeket az adatokat, akkor ezek az ERP ügyviteli rendszerek tudják ezt kezelni nekünk, és egyéb funkciókat is el tudnak látni, ami biztosítja a GDPR megfelelést a jogi dokumentációkon kívül.
Az adattovábbítással tájékoztatni kell a kollégákat minden esetben, illetőleg az adatbiztonság elve a GDPR-nak egy létfontosságú kardinális elve. Ez azt jelenti, hogy a hozzáférést az adatokhoz gyakorlatilag védenünk kell, és minden ilyen ügyviteli rendszernek biztosítania kell ezt a biztonságot, hogy adott esetben ne férjen hozzá külső vagy belső felhasználók esetében ne minden belső felhasználó láthassa azokat az adatokat.
GDPR és a titoktartási szerződés:
Bele lehet építeni természetesen a GDPR rendelkezéseket egy szerződésben, de talán célszerűbbnek tartom, hogyha a titoktartási nyilatkozat, ami adott esetben a cégtől függő lehet egy többoldalas nyilatkozat is. Egy szigorúbb titoktartási nyilatkozatot viszont érdemes külön kezelni.
Sablonizálás – generált szerződések:
A generált szerződés azt jelenti, hogy egy ügyvéd elkészített nekünk egy szerződést, utána ezekben a szerződésekben a partnerek adatait kicserélhetjük, aktualizálhatjuk. Munkaszerződések területén bevált módszer, mert ha legalább 10-20 alkalmazottja van egy cégnek, az ügyvéd el tudja készíteni különböző pozíciókra az alapszerződést, amit csak aktualizálni kell a munkavállaló adataival.
Fontos megjegyezni, hogy vannak olyan ÁSZF generátorok, amiket nem ajánlunk, pontosan azért, mert azokat a speciálisan a cégre vonatkozó adatokat nem fogja tartalmazni, amik egyedivé teszik.
A szerződés mindig egy alapot kell képezzen arra, hogy a cégnek van egy szolgáltatása, tehát amikor probléma van, akkor a felek a szerződést fogják elővenni, ezért igenis nagy gondot kell fordítani arra, mert adott esetben ez a szerződés fogja a céget minden szempontból levédeni. Ráadásul, ha fogyasztókról van szó, akkor rengeteg jogszabályi rendelkezés fog ránk vonatkozni, aminek szintén benne kell lennie az okiratban.
Fogyasztók tekintetében ott kell lennie:
- elállási nyilatkozat
- felmondási nyilatkozat
Ha nem jó az ÁSZF-ünk a fogyasztó szempontjából, elképzelhető, hogy érvénytelen szerződést sikerült kötnünk a fogyasztóval, ami azt jelenti, hogy nem fogjuk tudni a jogainkat érvényesíteni vele szemben.
Árazási hiba egy webshop esetében:
Mi a helyzet olyankor, ha egy webshopon hibásan szerepel a termék ára, a terméket online kifizették és át is vennék személyesen a terméket.
Bonyolult szituáció. Az ÁSZF abban az esetben tudja megvédeni a céget, ha mellékletként az ÁSZF mögé csatolják a termékek árait, így lehet a hibára hivatkozni, mert az ÁSZF védi a céget, hogy alapvetően az ár annyi, amennyi az ÁSZF-ben található.
Szolgáltatás esetében érdemes határidőt szabni, hiszen történhetnek olyan gazdasági változások, amik befolyásolják egy szolgáltatás árát. A megszabott határidő viszont ad egy határidő kötöttséget. Ez azt jelenti, hogy az ajánlatot a határidőig megtartom és biztosítom. Ebben az időben van lehetősége a másik félnek elfogadni az ajánlatot, utána hatályosul az ajánlat, így szerződéskötési kötelezettség alakul ki a két fél között.
Árfolyamváltozások kezelése – jogi szempontból:
A PTK is nekünk lehetőséget biztosít a szerződéses kötelmeken belül, hogy ha valami olyan gazdasági helyzet vagy változás áll be, akkor a szerződést módosíthatjuk. De ha nem akarjuk ezeket a szerződéseket módosítani azért, mert az egyik fél életében változás történt, akkor rakjunk bele a szerződésbe olyan biztosításokat, hogy figyelje az inflációt, legyen lehetőség ezeket az árakat felülvizsgálni.
Megrendelés - Ajánlat
A megrendelés és az ajánlat között az a különbség, hogy a megrendeléssel kapásból létrejött maga a szerződés közöttünk a megrendeléssel. Alapvetően a termékadásvételeknél jellemző ez a megrendelés, vagy pedig vállalkozási szerződéseknél tipikusan előfordul, hogy egy megrendelő lapot kiküldünk, a megrendelő bejelöli, hogy milyen szolgáltatást, milyen csomagot kíván igénybe venni, és mivel az nem árajánlat, nincs határidő, hanem az aláírással, a megrendelő lap aláírásával és visszaküldésével gyakorlatilag létrejön a szerződésünk. A megrendelésnél, ha visszaküldi nekünk a megrendelő lapot, akkor rögtön beáll a kötelezettsége, fizetési kötelezettsége, nekünk viszont a szolgáltatási kötelezettségünk.
Teljesítési igazolások:
Mindig a kötelezett kéri a jogosulttól. Ez azt jelenti, hogy aki a szolgáltatást nyújtja, ő kéri, hogy a másik fél írja alá a teljesítésit, ezzel bizonyítva, hogy megtörtént a teljesítés. Nincsen ezeknek konkrét meghatározott elemük, a munkafázisokat kell leigazolja a jogosult. Ha nem teszi meg, (elsősorban az építőiparra jellemző ez), van egy erre szakosodott szervezet, akik a teljesítést felülvizsgálják.
A teljesítési igazolás azért is fontos, mert ehhez köthető a megrendelő általi kifizetés. Érdemes konkrétan meghatározni azokat a pontokat, hogy mikor, milyen feltételek mellett ki jogosult megadni a teljesítési igazolást és azokat is rögzítenünk kell, hogy mikor jogosult és mikor tagadhatja meg a jogosult ezeknek az igazolásoknak a kiállítását. önmagában az, hogy a jogosult megtagadni a teljesítési igazolást, mert nem akar fizetni, az a szolgáltatásunknak a teljesítését nem akadályozza. Tehát ettől még beáll a jogosultnak a fizetési kötelezettsége, ha mi elvégeztünk egy szolgáltatást, akkor az csak egy plusz tényező, hogy egyébként a jogosult megadja a teljesítési igazolást, viszont ha nem adja meg, és jogszerűtlenül megtagadja a számunkra, mondjuk annak a munkafázisnak a kifizetését, attól függetlenül neki, mivelhogy mi teljesítettünk, a szolgáltatás el lett végezve, a fizetési kötelezettsége beáll.
