FRIK - Ügyviteli rendszer

Az egyes üzleti folyamatok pontosan meghatározhatók az ügyviteli rendszerrel. A folyamatokhoz feladatok rendelhetők, melyek szétoszthatók a megfelelő szerepkörrel rendelkező munkavállalók között. A delegált feladatok státusza, a foglalt és szabad erőforrások, valamint az egyes folyamatokhoz tartozó költségek és szükségletek nyomon követhetők.

Dokumentálásra kerülnek az elvégzett feladatok, a felhasznált anyagok és eszközök, valamint a kapcsolódó költségek és bevételek. Az automatikus értesítések és emlékeztetők beállításával a határidők betartása is elősegíthető. A részletes jelentések és kimutatások révén a vezetői döntések támogatása és az üzleti folyamatok optimalizálása is lehetővé válik. A rendszer testreszabása révén biztosítható az alkalmazkodás a vállalat egyedi működéséhez és fejlődési igényeihez.

• Eseti és időszakos feladatok
• Feladatok delegálása
• Munkaidő rögzítése

A rendszer támogatja valamennyi szervezeti egységének iratkezeléssel kapcsolatos napi munkavégzését, vállalati szinten egységes iratkezelési folyamat mentén. A rendszer lehetővé teszi az iratok, dokumentumok elektronikus tárolását, nyilvántartását és kezelését, valamint az ezekhez kapcsolódó elektronikus ügyintézést.

Az iratok típusától és formájától függetlenül minden dokumentum egységesen, digitális formában kerül nyilvántartásba. Az egységes nyilvántartási struktúra elősegíti a gyors és hatékony kereshetőséget. A rendszer a beérkező és a kimenő dokumentumokra egyaránt alkalmazásra kerül.

• Iratkezelés
• Iktatás
• Archiválás
• Iratok nyilvántartása

Hatékony gyártástervezés, lépésekkel, receptekkel, készletkezelés és műveleti nyomon követés egy rendszerben.
A rendszer lehetővé teszi a gyártási folyamatok teljes körű digitalizálását, az alapanyagok mozgásától a késztermékig, valós idejű adatokkal és automatizált feladatkiosztással.

A gyártástámogató modul célja, hogy elősegítse az alapanyagok, félkész termékek és áruk raktárkészletszintjének optimális szinten tartását, valamint hozzájáruljon az átfutási idők lerövidítéséhez.

A rendszer támogatja a készletérték csökkentését, és elősegíti a gyorsabb készletforgást. Lehetővé teszi a szükséges készletszintek folyamatos nyomon követését, továbbá figyelembe veszi a félkész termékekhez szükséges alapanyagok igényeit a gyártási tervezés során.

• Receptek kezelése, létrehozása
• Készletkezelés
• Eszközök mozgatás
• Riportálás

A modul a beszerzéssel és logisztikával foglalkozó munkatársak munkáját támogatja, függetlenül attól, hogy egyetlen kollégáról vagy egy teljes beszerzési osztályról van szó. Az erőforrás-felhasználás optimalizálásra kerül, a folyamatok automatizálásra kerülnek, így növelhető a vállalat működési hatékonysága. A készletek nyilvántartása és lekérdezése átlátható módon biztosításra kerül, a szükséges kimutatások előállítása egyszerűen elvégezhető. A beszerzési és logisztikai műveletek rendszerezett formában kerülnek kezelésre, a nyomon követhetőség teljes körűen biztosított.

• Rögzíthetők és kezelhetők a beszerzési források adatlapjai.
• A beszerzések listázása szűrhetővé válik beszerzési forrásokra.
• Nyomon követésre kerülnek a kimenő termékek a telephelyek és vásárlók között.
• A cikkekhez sarzs- és gyártásiszám rendelhető, biztosítva az egyedi azonosítást és visszakereshetőséget.

A modul a pénzügyi és számviteli jogszabályok elvárásainak megfelelően folyamatosan követi a vállalkozás pénzügyi eredményességét, és megfelel a beszámolási, könyvvezetési előírásoknak. A pénzügyi modul támogatja a bejövő és kimenő számlák naprakész kezelését, valamint lehetőséget biztosít a NAV adatainak automatikus importálására, ezzel is egyszerűsítve az adminisztrációs folyamatokat. A pénzügyi modul részeként elérhető eredménykutatási statisztika átfogó képet nyújt a vállalkozás gazdasági teljesítményéről, segítve a vezetői döntéshozatalt és a pénzügyi tervezést.

• Pénzügyi eredménykutatás
• Könyvvezetési megfeleltetés
• NAV import
• Kimenő-bejövő számlák kezelése

A Munka modul kifejezetten azoknak a vállalkozásoknak készült – például karbantartóknak, kivitelezőknek, szerelőknek –, akik munkalapok alapján végzik tevékenységüket. A modul összekapcsolja a termékkezelőben rögzített termékeket és szolgáltatásokat a megrendelői és HR adatokkal, így hatékonyan támogatja a munkafolyamatok nyomon követését és adminisztrációját.

Egy adott munkához több munkalap is generálásra kerülhet, amelyeken keresztül végigkísérhetővé válnak a munka különböző fázisai. Rögzítésre kerül az elvégzett munka pontos időtartama, valamint lehetőség nyílik a kapcsolódó dokumentumok – például fényképek, szerződések, ügyfél aláírása – gyűjtésére és csatolására is.

A munkalap alapadatai az alábbiak szerint kerülnek rögzítésre:

• Ügyfél elérhetőségei (név, cím, telefonszám)
• A munkalap leírása (akár részfeladat is dokumentálásra kerülhet)
• A munkalaphoz rendelt termékek és szolgáltatások
• Előzetes dokumentumok (pl. szerződés, kérdőív)
• A munkalaphoz rendelt munkatársak
• A munkavégzéshez kapcsolódó időpontok (pl. előzetesen megjelölt időtartam)

A projektmodul segítségével egyszerűen tervezhetők, nyomon követhetők és irányíthatók a vállalaton belüli projektek. A felületen projektszinten kezelhetők a feladatok, mérföldkövek, határidők és a résztvevő személyek. Minden projekthez kijelölhető egy felelős, valamint közreműködőként bárki bevonható – akár belső munkatárs, akár külső szereplő, például az ügyfél.

A projektekhez tartozó feladatok külön is kezelhetők, így jól átlátható a munkafolyamat és az egyes részfeladatok állapota. A rendszer támogatja a határidők pontos követését, valamint lehetőséget biztosít a szükséges eszközök és költségek projekthez való csatolására is.

• Feladat- és mérföldkő-kezelés
• Gantt-diagram
• Költségek és eszközök párosítása
• Részvevők és közreműködők kezelése, akár külső partnerek bevonásával

A rendszeren belül lehetőségünk van egyedi űrlapok létrehozására, melyek aztán a weblapba illeszthetőek, és kitöltés után a hozzá tartozó adatok beérkeznek a rendszerbe. Ezekből jegyeket vagy leadeket hozhat létre. Egymástól függetlenül több egyedi űrlap is létrehozható.

• Teljesen személyre szabható mezők, elrendezés és dizájn
• Egyszerűen beágyazható kód bármely weboldalba
• Beküldött adatok automatizálása
• Több különálló űrlap is létrehozható eltérő célokra (pl. ajánlatkérés, hibabejelentés, kapcsolatfelvétel)

Szolgáltatásmenedzsment modul segít a folyamatok automatikus vezérlésében, ellenőrzésében. Lehetőség nyílik különböző paraméterek alapján (pl tevékenységek, határidők / SLA, stb) rendszeren belül vagy akár kívül is értesítést küldeni az illetékeseknek. Például ha egy kolléga éppen úton van, email értesítést kaphat telefonjára, hogy lépjen be a rendszerbe, mert egy új feladat várja, vagy egy teendője még nem lett elvégezve, és lejárt a határideje. A vezetők napi összesítést kaphatnak a nyitott és lezárt folyamatokról, mindezt részlegekre és munkavállalókra lebontva.

• PROJEKTEK – Ügyfélre szűrve a szolgáltatás menedzsment
• FELHASZNÁLÓK – A feladatokat melyik felhasználók látják el, milyen eredményességgel
• ÖSSZEFOGALALÓ ELEMEK – Teljes folyamatkezelés kielemzése

A rendszer célja továbbá a szolgáltatások kialakítása, a szolgáltatási környezet és menedzsment támogatása.

• Szolgáltatáskatalógus menedzselésének támogatása
• Kapacitásmenedzsment támogatása
• Rendelkezésre állás menedzsment támogatása
• Információbiztonság támogatása
• Beszállító menedzsment támogatása

A modul segítségével nyilvántarthatók az eladások utáni EPR-díjak, és elkészíthetők a kötelező jelentések. A nyilvántartáshoz a termék, annak alkatrészei és csomagolása, valamint a gyűjtőcsomagolások KF kód szerint kerülnek besorolásra.

Az eladások nyilvántartása folyamatosan végezhető, a jelentés pedig a periódus végén készíthető el. A törvényi megfelelés folyamatosan biztosításra kerül, a megfelelő kódok kiválasztása pedig szakértő partnerek bevonásával kerül támogatásra.

• Elkészíthető a negyedéves jelentés
• Nyilvántartás vezetése, hogy az adott termékből mennyit adott el
• KF kód generálása az EPR díj megállapításához
• Súly alapján kiszámolja az EPR díjat, a díjkódnak megfelelően

A panaszkezelő modul segítségével rögzíthető és jelenthető, ha munkaügyi vagy erkölcsi jellegű anomália tapasztalható a munkahelyen. A rendszerben kijelölhető egy belső munkatárs, vagy akár egy külsős ügyvéd is, akihez a beérkező jelentések továbbításra kerülnek. A bejelentések bizalmasan kerülnek kezelésre, ezzel is támogatva a transzparens és etikus működést.

A panaszok a panasztevő döntése alapján anonim módon, de akár névvel is beérkezhetnek.

• Bejelentések anonim vagy nevesített rögzítése
• Kijelölt kapcsolattartó (belső munkatárs vagy külsős ügyvéd) megadása
• Jelentések státuszának nyomon követése

A házipénztár modul segítségével digitálisan nyomon követhetők a vállalati készpénzes költések. Amennyiben egy projekthez készpénzfelvételre van szükség, vagy irodai eszközök beszerzése történik, pontosan rögzíthető, hogy mire, mikor és mennyit költöttek. A költségtípusok testre szabhatók, így a vállalkozás saját működéséhez igazítható a rendszer.

A modul fő előnyei:

• Készpénzes tranzakciók egyszerű nyilvántartás
• Költségek projekt- vagy termékszintű visszakövethetősége
• Egyedi költségtípusok létrehozása céges igények szerint
• Átlátható, naprakész pénzügyi kimutatások pár kattintással