A mai blogbejegyzésben a számvitel és az ügyvitel közti kapcsolatot jártuk körbe különleges vendégünkkel, Regős Gáborral, aki a Contorg Kft alapítója, az Evolut számviteli rendszer megalkotója.
Gábor képviseli a pénzügyi, számviteli oldalt, míg a FRIKnél mi az informatikait képviseljük.
Az alakulásról, a kezdetekről:
Hogyan alakult ki a program? Előbb volt az könyvelőiroda és utána kezdtétek el csak fejleszteni?
Régre nyúlik vissza, 1983-án kezdődött a könyvelés, mint szolgáltatás, aztán a mennyiségi növekedéssel kezdtem el gondolkodni egy szoftver lefejlesztésén, lényegében 1988 júliusában készült el átadásra az első komplett egyszeres könyvelési programot. Lényegében innen indult a szoftver.
A cél a hatékonyság növelése volt. Volt egy szoftverkiállítás 89-ben, ahogy nagynevű szoftveres cégek is megjelentek, azonban többet is tudott a szoftverünk és jobb áron volt elérhető.
A sikerünk az volt, hogy akkor vezették be az áfát, és elrendelték, hogy a könyvelés mellett kötelező áfa nyilvántartást is vezetni.
Összegezve 40 évet nézve végigjárták a fejlődési ívet, elindulva papíralapon, könyvelői cégként, utána saját program, saját elvárással, felmérve a piacot, az igényeket és folyamatos modernizálás és fejlesztés mellett kiépült a jelenlegi változata a rendszernek.
Tévhitek megcáfolása
Nagyon sok embernek téves gondolatai vannak a számviteli programokkal kapcsolatban.
Mi az elvárása egy számviteli programnak, mit kell tudnia, hogy a jelenlegi irányelveknek, törvényeknek, trendeknek megfeleljen?
R.G: Az elmúlt évtizedekben együtt fejlődtünk a jogszabályi környezettel. Az elején nagy segítséget jelentett, hogy volt rálátásom a szakmára, korábban vállalati főkönyvelőként, valamint revizorként is dolgoztam a Pénzügyminisztériumban, így a szakmai háttér adott volt.
Az EVOLUT számviteli programnál és a cégünknél a fő fejlődési szempont a hatékonyság.
Egy mai számviteli programnak az alábbiakat tudnia kell:
- Számviteli törvény előírásainak teljesítését
- Adójogszabályok előírásainak feleljen meg (társasági adótörvény, KIVA törvény, ÁFA-törvény)
- Vállalati cégvezetés számára szolgáltasson vezetői számviteli információkat, a gazdaságossághoz, a cég működésének átláthatóságához.
Ezeket szokás Magyarországon dimenziónak hívni.
Ez egy olyan szoftver, aminek a működtetése, a működése paraméterezhető, szabályozható, testre szabható, ezért van az, hogy hétféle üzemmódban tud dolgozni. Tehát megfelelő olyan könyvelőirodáknak, ahol széles az ügyfélskála, eltérő gazdasági tevékenységgel.
Ha van egy nagy könyviroda, annak mindenféle ügyfele van, mezőgazdaságtól elkezdve eltérő üzleti stb. Ezzel az egy szoftverrel meg tudja mindet oldani, testre szabva, úgy, hogy egymást nem zavarják.
Ugyan főkönyvi rendszerként indult el, mára a modul rendszer széles, így nem csak könyvelők számára lehet releváns.
A szoftvernek vannak többek között gyártási részei, készletkönyvelés, készletnyilvántartás, költséggazdálkodás, vevőnyilvántartás.
A fejlesztésnél fontos szempont volt, hogy a magyar kis és középvállalkozások igényeit elégítse ki, szemben a nagy nemzetközi ügyviteli rendszerekkel, amikből hiányoznak ezek a terület specifikus fejlesztések.
Ezeknél a külföldi rendszereknél csak úgy tudják megoldani, ha evolutban letöltik a navonline-ról az adatokat, azt összesítik és töltik fel ezekbe a rendszerekbe.
Leírva a folyamatot egy példaként: Az elvárás, hogy az alábbiakat teljesítse a rendszer:
Veszek valamit, amit be tudok készletezni, ha eladok valamit számlát tudjak kiadni, törvényi megfelelésnek ezt küldjük el a NAV-nak és egyéb szerveknek, lehessen látni a költséghelyeket, kintlévőségeket, illetve lehessen olyan eredményeket látni, amelyből építkezhet a vezető.
Tíz cégvezetőből tízet az érdekel, hogy áll a cég anyagiakban, mennyi a kintlévőség, hogyan költöttem, gyártás receptura, miből mit kell venni, ez mind a számvitelnek és a számviteli programoknak köszönhetően átláthatóvá válik.
A számvitelnek köszönhetően attól mondjuk, hogy megjött az igény, hogy eladtam egy terméket, egy szolgáltatást, kifizették, Le költséghelyeztem házon belül egy-két kattintással, nem kell ehhez könyvelőnek lenni, hanem csak egy alap betanítást is adtak a programokhoz.
EVOLUT rendszerről bővebben:
A programnak vannak felhasználói területei. A két fő irány, a könyvelőiroda és a cég.
Könyvelőiroda:
- nem kell készletnyilvántartás
- gyártás
- jövedéki rendszer
- házi pénztár
Viszont a könyveléssel összefüggő dolgokat meg tudják gyorsítani úgy, hogy a NAV online-ról egy-két kattintással le lehet tölteni a számlákat, legyen az kimenő számla, legyen az beérkező szállítói számla.
Nyilvánvaló, hogy a könyvirodának vannak felelősségi kérdései, hogy látatlanból nem ajánlott letölteni, lekönyvelni, visszaigényelhető áfát felszámították. Ezeket célszerűen le kell ellenőrizni, mert egy adóhivatali ellenőrzés az egy okirati alapú bizonylatokon nyugvó ellenőrzés, ha nincs meg egy számla, akkor az jogosulatlan visszaigénylésnek felel meg.
Vállalatok számára:
- Munkakörökhöz igazodik a modulok működtetése
- Pénztáros, raktáros, könyvelő, számlázó, a folyamatok pedig összefüggnek egymással
- Az adatok mindennap feltöltődnek, így egy kattintással megnézheti az ügyvezető, hogy működik a cég az adott napon, vagy éppen az adott napig.
Összegezve ezek a munkakörök össze vannak kapcsolva, hierarchikusan fel vannak építve, és a szoftver is így van beállítva.
Ez azt jelenti, hogy vegyünk egy példát, hátul a gyári kolléga, aki éppen gyártást csinál és összerak, ő azt látja, amit jogosítás alapján láthat, arra kattinthat rá, ami be van állítva, és nem az van, mondjuk, hogy hátul a legkisebb ember is megnézi. Hú, a főnök keresett x millió forintot ebben a hónapban, hogy akkor milyen jó bemegyek fizetésemelést kérni.
A podcast témája az ERP rendszer, ezért fel is jön a kérdés: Hogy kapcsolódik az Evolut az ERP rendszerekhez, ügyviteli szoftverekhez?
Több közös projektje van a FRIK ERP-nek és az Evolut számviteli rendszernek és jól is működik együtt a két rendszer.
Például vegyünk egy szalvétakészítő céget, ami közös partnerünk:
Az értékesítő elad 15 ezer darab szalvétát. A mi rendszerünk legenerálja az árajánlatot, kinek, mikorra mit kell csinálnia. Beérkezik hozzánk az igény, megvan az előleg, vagy éppen attól függ, hogy hogyan indították a számlázást, elindul maga a gyártási folyamat, a közös receptúrákkal, mert mi is kezeljük egy részét, meg ti is. Leemeljük a készletről az alapanyagokat. A FRIK rendszerünkbe be van állítva a jutalékszámítás, a gyártás, a selejt, és akkor átadjuk készletre, az Evolut rendszerben jelenik meg, és onnan ki lehet számlázni, és tovább lehet vinni.
Illetve még egy példa a közös folyamatokra, hogy tud egy ERP és egy számviteli szoftver közösen működni:
Vegyük az új EPR rendeletet.
Valakinek x 1000 darab terméket, becsomagolom, akkor mondjuk hó végén két kattintással elérhető, hogy nekem a Mohunak fizetnem kell 210 ezer forintot és fel van sorolva az összes termék.
Nagyon fontos, hogy egy ilyen összekötést egy ilyen összehangolásnál, ha nincsen vele munkánk, megspóroltunk idézőjelesen még egy szakértőt, aki kiszámolja, mert a programba bele vannak téve ezek a folyamatok.
Röviden számvitel és a számviteli rendszerek az ügyviteli rendszerekkel jól összepárosíthatók.
De például, amikor találkozok olyannal, hogy van nekem egy könyvelő szoftverem és kezeli a CRM rendszert és megkérdezem, hogy most mi az a CRM-rendszer. Ja, hogy mikor kell számlát kiállítani? Nem, a számviteli beállítások, ezért most már nálatok vannak az ismétlődő számlák, az tisztára más folyamat, mint amikor egy teljes körű ERP rendszerrel össze van kötve, és fontos, hogy az alapbiztonsággal megfelelően van összekötve, de hát mondjuk másként tud ehhez hozzáférni.
Összegezve:
Ügyvitel: - Melyik emberem, hol, min, mikor dolgozik
Számvitel: Mennyiért, mit csinált, és ezt hogyan könyveltük le
Regős Gábor: Nagyvonalakban igen, az Evolut oldaláról az alábbi módon épül fel:
A számvitel és pénzügyi rendszerek, mint az Evolut, ezek főleg a számviteli és adótörvények végrehajtására, az ott beírt kötelezettségek teljesítésére vonatkozik. Ezek jogszabályon alapuló működések. Az ügyviteli része az pedig a cég gazdálkodásának működésének működtetéséhez szükséges adminisztrációs és egyéb tevékenységek ellátásához nyújt segítséget, mert ugye a gyártás az megrendelés alapján történik, a megrendelést le kell dokumentálni, a partnerrel a kapcsolatot felvenni, tartani, stb.
Tehát a kettő összefüggő, a kettő összekapcsolódik, de nem keverendő össze, tehát azok a számviteli, könyvelési, pénzügyi rendszerek, azok nem ügyviteli rendszerek, ez helytelen kifejezés, azok pénzügyi és számviteli rendszerek. Azok pedig, akik a cég működését, adminisztrációját viszik előre, a határidőket, a kapcsolattartást, a különböző szerződések teljesítését, az pedig egy ügyviteli folyamat, és a kettőt össze lehet kapcsolni, de nem szabad összekeverni.
Az Evolut rendszer nagy előnye még a 40 év tapasztalat mellett, hogy fokozatosan fejlődött, kezdve a DOS-os rendszeren át, utána windows, majd felhős alapú megoldások, folyamatosan fejlesztve és bővítve a kor elvárásainak, jogi és pénzügyi szabályozásainak megfelelően.
Van-e jövője ezeknek a számviteli programoknak?
Amikor ott a navonline, az online számlázó, és már megcsinálja egyelőre még a személyi adóbevallást a NAV, lehet, hogy egyszer csak mérleget fog csinálni, meg mindenféle hátszerű kimutatás.
R.G
Megjelentek új programok, webes rendszerek, digitális megoldások, ezek olyan kihívások, amelyek a technológia fejlődésével egyre elérhetőbbek hétköznapi dolgokká válnak.
A digitalizáció előbb-utóbb kivívja, kiköveteli magának a szerepet, de az embert nem lehet lecserélni!
Lehet, hogy a webes technológia remekül beépítésre és használatra kerül, viszont a számvitelnek azok az előírásai, amelyek nem olvashatók ki a törvényből, hanem ahhoz egy gyakorlati tapasztalat kell, hogy hogyan lehet azt megvalósítani, hogyan lehet egy számviteli előírásnak eleget tenni? Erre nincs utalás a törvényben, ott viszont gyengébbek. Viszont mi ebben erősek vagyunk, emellett ugyanúgy próbáljuk mi is a banki digitalizációt behozni, tehát nálunk is van lehetőség arra, hogy a banki vonatokat beolvassuk, ne ember könyvelje le, ne emberi kapacitás kelljen hozzá. Ugyanígy lehetőség van a számlákat, a szállítói számlákat, vevőszámlákat beolvasni, és gyakorlatilag a digitalizációba tartozik számomra például az, hogy egy gombnyomásra elkészül egy áfabevallás a programból.
Tehát a könyvelőirodák nagy része már digitalizált.
Olyan fokú állami adatgyűjtés kellene a teljes átálláshoz, amit véleményem szerint a mai rendszerek nem bírnának el. Így az irány hiába arra van, ez nem ma-holnap fog bekövetkezni.
F.T:
Azért van megkönyvelő szoftver, hogy becsületesen, legálisan úgy könyveljünk, hogy a cégnek és az államnak, a NaVnak is jó. Ez a szaktudás szerintem a jövőben is nélkülözhetetlen, ahogyan említetted, hogy amit a NAV ad nekünk segítséget, hogy gyorsabban tudjunk esetlegesen könyvelni, bérszámfejtéseket csinálni, hasonló dolgokat. Szerintem az egy nagyon jó dolog, de szerintem az ember nélkülözhetetlen lesz,
Amennyiben a szoftverekről szeretnének tájékozódni, a www.evolut.hu oldalon találhattok információkat, magáról a Contorg cégről, könyvelői irodáról, a szoftver eredetéről pedig a www.contorg.hu weboldalon. Keressétek Gáborékat bizalommal!