A mai témánk a projekt lesz, mi számít projektnek, miből áll össze, hogyan kell felépíteni, milyen akadályok merülhetnek fel.
- Mi a projekt
- Időzítések, akadályok, csúszás, folyamatok
- Kommunikáció támogatása projektirányítási modulból
Az első és legfontosabb, hogy minden cégnél más számít projektnek. Az alapszabály, hogy vannak feladatok és vannak projektek
- Feladat, amit 1-2 lépésből meg lehet oldani
- Projekt pedig ezeknek a feladatoknak a gyűjtőneve, egy olyan csoport, amibe nagyon sok feladatrész, mérföldkő, fázis található, a végén pedig kapunk egy produktumot, egy terméket és nem utolsó sorban bevételt generál.
Példa egy projektre, feladatokkal:
- Otthoni szobakifestés. Fel kell mérni, hogy mekkora a szoba, mik az igények, a bútorokat, játékokat kivinni, bevásárolni hozzá, majd utána jöhet a festés és a visszapakolás.
- Fontos felmérni, hogy kinek mi számít projektnek, hiszen nem mindenkinek ugyanaz.
Minden cég egyedileg méri fel, hogy mire van szüksége egy projekt során, mire van szüksége.
Fontos meghatározni, hogy egy projekten belül mit értünk, mit szeretnénk, hiszen nagyon sokat a projektet csak egy gyűjtőnévként használják.
Az, valaki csinálja a dolgát, egyszemélyes vagy kisvállalatként, megvannak a természetes folyamatok, de ezeket nem bontja szét fázisokra, mérföldkövekre. Azonban egy nagy cégnél, ahol folyamatokat.
Egy projekt összerakása a cégvezető, a cégmenedzsment feladata, ki melyik ember hol dolgozott, mit csinált. Ez alapján lehet kalkulálni, hogy a projekt költsége és a vállalt díj megfelel-e, nyereséges-e a projekt.
Meg kell határozni, hogy mi az a projekt – (saját cégfejlesztő projekt, munkának a projektje vagy feladatok összessége) - Érdemes-e mindenre projektet létrehozni.
Hol tud elcsúszni egy projekt?
- Nem tudunk haladni, mert nem kapunk meg valamilyen alapanyagot, késik a megrendelés, nem tudunk továbbhaladni.
- Dokumentálni tudjuk a projektbe, így bizonyítani tudjuk, hogy nem a mi hibánkból nem tud továbbhaladni a folyamat.
- A projektet is át lehet alakítani egy ilyen csúszás esetén, amit aztán kommunikálni lehet a megrendelő számára.
- Meg kell nézni a csúszás miatt hány ráépülő feladat lesz késedelmes, kiket érint, melyik folyamatokat. A folyamatokat kell jól összerakni egy folyamattervben, ha a megfelelő folyamatainkat összeraktuk, akkor be tudjuk már illeszteni a csúszást és újrakalkulálni az egészet.
- „Ok-okozati függvényeket kell folyamattervként letenni, hogy ebből aztán anyagiakban is jól össze tudjuk rakni”
A projekteknél nagyon meg lehet határozni a plusz munka fogalmát és a munka fogalmakat is.
- Meghatározom a szerződésben a mérföldköveketà teljesítem,à számlázhatok
- ha ezek teljesülnek, abból lehet készíteni egy projekttervet à cashflow tervet, hogyan fog áramolni a bevétel (így ezt már le is lehet kommunikálni az ügyfélnek, mint projekttervet)
- A FRIK ERP egyik különlegessége, hogy az ügyfélnek is tud feladatokat delegálni, csak úgy állunk neki dolgozni, ha elvégezték a saját feladataikat (küldjék vissza az aláírt szerződésüket, adja meg a kért adatokat, stb)
Ha nem ezeket az ember előre megtervezi, akkor sokkal nyugodtabban tud aludni, és látja, hogy hogyan fognak menni.
Példa: Kiajánlottunk 100 órát és már 80-nál tartunk, de a projekt még 30 százaléka sincsen. Így látható, hozzá kell nyúlni.
Ha ez idejekorán, már az első fázisban kiderül, akkor könnyebb és időben utána lehet nézni, hogy mi a plusz idő oka. Az egyik munkatárs több időt vallott be, mint amennyi egyeztetve lett vagy olyan plusz feladatokat kértek, amelyek nem voltak a megállapodás részei.
Ismételt feladatok:
Vannak olyan projektek, amik ismétlődő feladatokból állnak, van olyan ügyfelünk, aki minden hónap 20-án be kell, hogy gyűjtsön adatokat a partnereitől, és minden következő hónap 10-éig ebből egy jelentést kell készíttessen, amit beküld egy hivatalos szervnek. Ez minden hónapban ismétlődik, majd van még egy plusz feladat minden évben egyszer, amikor ezeket a havi jelentéseket egy évesben össze kell rakni és azt is beküldeni.
Ez a könyvelők számára is megoldást jelenthet.
Ha van egy jó projektkezelésünk és van egy jó ügyféli rendszerünk, akkor azt mi már pontosan tudjuk elsején, hogy nagyjából hogy néz ki, hogyha utólag nem jött meg, teljesítési számla, hogy a szerződéseknél ki mit határoztak meg, de összképileg ezeket jól össze lehet rakni ismétlődő feladatoknál, és nagyon fontos, hogy van egy projekt, fölszerelünk klímákat, tök jól megcsináltuk.
