A vállalatok jelentős része még ma is Excel-táblákban, papíron vagy széttagolt rendszerekben kezeli a HR-adatait. Ez időigényes, hibalehetőségekkel teli és hosszú távon nehezen átlátható folyamatokat eredményez. A modern HR, munkatárs-kezelő rendszerek célja épp ezeknek a problémáknak a megszüntetése: a szabadságok, jelenlétek, dokumentumok és eszközök rendezett, egy helyen történő kezelése.
Az ERP Percek podcast legutolsó adásában Fehér Tamás cégvezető és Sándor Molnár Ferenc projektvezető foglalta össze, hogyan működik és milyen előnyöket nyújt a cég HR Akta csomagja. Az alábbiakban a beszélgetés lényegi pontjait gyűjtöttük össze.
A tapasztalat azt mutatja, hogy egy átlagos cégben a HR-rel foglalkozó munkatárs havonta 30–40 órát tölt el adminisztrációval. Szabadságok egyeztetése, jelenléti ívek összeállítása, betegszabadság papírok vadászata, tárgyi eszközök keresése – és a vége mindig az, hogy a könyvelő vár.
A HR akta ezeket a folyamatokat 5 perces feladatokká egyszerűsíti.
Mi a HR Akta csomag?
A HR Akta nem egyetlen modul, hanem több HR-funkció összehangolt rendszere. Célja a vállalati személyügyi folyamatok teljes körű digitalizálása:
- szabadság- és munkaidő-nyilvántartás
- jelenléti adatok kezelése
- home office folyamatok támogatása
- munkavállalói dokumentumok tárolása
- jogosultságok és lejárati értesítések kezelése
- tárgyi eszközök nyilvántartása
A rendszer kis cégeknél is hatékonyan használható – gyakran már egy 10 fős vállalkozásnál is havi több tucat órányi adminisztráció csökkenthető.
2. Home office teljes körű támogatása
A COVID óta alap, de kevesen kezelik helyesen.
A rendszer segít:
– otthoni munkakörülmények checklistája
– heti bejárási szabályok nyilvántartása
– statisztikák arról, ki mikor volt bent és otthon
3. Szerződésgenerálás automatikusan
Mivel minden adat szerepel a HR aktában, a rendszer:
– munkaszerződést
– GDPR-nyilatkozatot
– bérmódosítást
pár másodperc alatt elkészít a meglévő Word sablonból.
4. Tárgyi eszközök nyilvántartása
Nem tűnik el több telefon, laptop vagy szerszám.
A rendszerben látszik:
– kinél van az eszköz
– mikor vette át
– milyen értékben vállal érte felelősséget
Miért jó mindez a cégeknek?
– Időt spórolnak, akár havi egy teljes munkanapnyi adminisztrációt
– Pénzt spórolnak, mert nem vesznek el eszközök
– Rendezett a HR, minden adat egy helyen
– Év végén nincs káosz, mert minden szabadság tervezhető
A HR akta a cégmérettől függetlenül olyan alapvető üzleti eszközzé válhat, amely nemcsak a HR-esek életét könnyíti meg, hanem a vezetőkét és a munkavállalókét is. Ha szeretnéd a 2026-os évet automatizáltan, havi 30-40 órát spórolva kezdeni, keress minket bizalommal!
